吉林艺术学院应用通达OA助力校园信息化建设

吉林艺术学院OA项目建设于2023年5月22日启动，在学院各机关单位的精细配合和在学院各位领导的支持下，经过通达本地项目服务团队定制化服务，于2023年6月15日开始运行……

1 用户背景

吉林艺术学院（JILIN UNIVERSITY OF THE ARTS），简称“吉艺”，坐落于“北国春城”吉林省长春市，中国六大艺术学院之一，是东北地区唯一的综合性高等艺术院校、吉林省特色高水平大学建设项目应用型公办高校A类、是教育部中俄高校艺术交流基地、教育部全国普通高校中华优秀传统文化传承基地，全国大学生社会实践活动先进单位，国家级特色专业建设高校。 

学校前身萌发于1946年的东北大学鲁迅文艺学院，1958年组建吉林艺术专科学校，1978年更名为吉林艺术学院，1993年获得硕士学位授予权，1995年成为吉林省首批拥有省级重点学科的院校，2020年成为吉林省特色高水平大学。

根据2023年4月学校官网信息显示，学校有表演、造型、综合、城市艺术四个校区，下辖13个教学单位，开办39个本科专业；有教职员工824人，其中专任教师554人，全日制在校生9046人，其中硕士研究生1275人，本科生7771人。

2 项目建设起因及主要需求

吉林艺术学院正处于快速发展阶段，随着新校区的建设，OA系统作为学校“数字化建设”中的重要组成部分，搭建一套属于自己独有办公平台早已提上日程，学校亟需一套响应更快、公文处理更加便捷、审批功能更强、扩展能力更丰富、移动办公体验更好、灵活性更为优越的协同办公平台。

       吉林艺术学院原有一套OA办公平台，功能比较单一，主要包含了会议管理和公告通知两部分内容，会议管理也称之为周历，就是显示学院每一周的会议内容、参加人员及时间点点；公告通知就是全校发布的各种通知。使用范围很局限，好多教职工甚至都知道学院有这种系统。

为此，吉林艺术学院的院领导、党委/学院办公室、网络信息办办公室的负责人和相关人员与OA厂家多次沟通，并参考其他高校的OA系统建设和使用情况，最终确定了一套既能满足日常协同办公、又方便全校教职工办理各项事务审批的OA系统建设方案。

OA办公平台建设的主要需求：

• 由于吉林艺术学院共有四个校区，分部在长春市内，以往需要找领导签字的事项都需要驾车到表演校区，在领导办公室门口排队等候签字，而且学院领导往往外出，导致好多审批工作不及时。所以有必要将原始的线下审批工作转变为线上使用OA系统来审批，同时要支持互联网环境使用，要支持手机端审批工作；
• 以党委/院长办公室的需求为主，打造适合吉林艺术学院OA公文管理平台，实现网上文件传阅和发文审批的工作；电子公文要支持加盖安全电子签章的功能；
• 会议管理，公开展示学院的每周会议，学校称之为“周历”，原来的模式是办公室人为将各机关单位、教学单位的会议汇总到一起再呈报给院领导；
• 为了能够开放互联网环境使用，需要通过等保0测评；
• 本地化服务，能够提供长期的运维服务，确保学院的OA办公系统正常稳定运行。

3 项目建设目标

规范审批业务：全面规范吉林艺术学院各种管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规划，协助学院实现制度的落地。

提高业务审批效率：将纸质的审批单据电子化和模板化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公，全面提升业务审批效率。

实现高效协作和沟通：通过部署各种信息化沟通工具，如即时消息，帮助学院相关领导和教职工之间及时地进行更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

助力企业文化建设：通过OA平台可以搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、等互动栏目，增强学院的凝聚力，倡导学习型文化，实现价值观和核心理念的统一。

打造学习型组织：通过OA知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发，单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。

快捷的信息发布：通过OA系统模块中的通知、公告、论坛、投票等工具，将各种通知信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、政策新闻、制度变更等分门别类的、及时性的传达给相关单位及教职工。

4 系统建设及应用效果

吉林艺术学院OA项目建设于2023年5月22日正式启动，在学院各机关单位的精细配合和在学院各位领导的支持下，经过通达本地项目服务团队的努力建设和定制化服务，于2023年6月15日开始运行，达到了预期的使用效果，完成了既定目标。

系统上线运行以后，顺利通过了等保2.0测评，开放互联网使用，满足了全校教职工可以不在校园内即可审批工作流程、查看工作流程的渴望。

系统中启用了即时通讯、内部邮件、公文处理、流程审批、公告通知、会议管理、电子签章、文件存储等主要的功能模块，已经成功了全校教职工日常工作中不可缺少的一部分。

4.1 用户使用范围

按照吉林艺术学院现有的机构类型和职能部门创建组织架构，清晰明了，分为学院领导、机关单位、教学单位、学术机构、教辅单位。

共计创建OA用户816人，根据用户需求逐步开通各教职工使用权限，方便管理。

 教职工如需使用OA办公系统，需要相关人员在OA系统中申请开通OA使用权限，申请表如下：

4.2 系统登录界面设计

根据用户需求设计登录界面，页面设计简约美观，学院的LOGO突出、明显。

（网页版登录界面）

 （网页版登录首页）

（电脑客户端登录界面）

（电脑客户端登录首页）

（APP登录界面）

（APP登录首页）

4.3 公文使用介绍

实现线上公文办理，解决公文传递速度慢，信息不及时，不同步的问题。所有的公文处理单均是按照A4纸张的大小进行设计，更加方便于档案管理人员直接打印存档。

定制开发收发文查询功能，使公文查询、分类更加方便，更加便于文号的管理和查询。

学院发文流程介绍：

（发文单使用效果）

 （发文流程结束后的表单）

（发文流程的设计图）

学院收文流程介绍：

(收文流程表单的使用效果)

（收文流程结束后的效果）

（收文流程设计图）

为了便于办公室管理人员方便查询、统计公文数据，更加有利于文件计数的管理，通达的技术团队结合以往的工作经验，于学院相关负责人协商讨论，最终单独开发了一系列的公文查询的程序，并且数据支持导出到excel表中，行程收文或发文的登记台账。

（各类公文查询菜单）

（学院发文查询页面）

（学院收文查询页面）

4.3工作流程使用介绍

根据用户现有的线下的日常各类工作，定制线上工作表单及流程，使工作更方便、快捷，提高工作执行效率。

项目实施阶段共制定流程70余个，主要包括公文管理流程、印信管理流程、党委宣传、财务报销、行政审批类、国际交流处审批流程、组织人事、教学教务管理、后勤管理、资产管理、网信管理等主要的审批流程。

（各项工作分类）

流程使用效果展示：

（工作查询展示）

4.4 周历上报与展示

将学院日常使用的周历单独开发到OA办公平台中，使各教职工共可以随时随地进行查看。

个机关单位、教学单位上报周历使用流程中心的周历上报审批流程，经过相关人员审批汇总至办公室。

周历上报流程如下：

（周历上报流程的审批表单）

（电脑版周历查看）

单独开始的适配手机端的周历展示页面：

（移动版查看周历）

4.5 车辆使用登记

通过应用中心开发车辆管理模块，让共用车申请更快捷，使用记录清晰。学院共三辆公务用车，每辆车有固定的司机，车辆使用记录由司机进行录入。

（车辆管理菜单）

（车辆使用记录）

（填写用车记录）

4.6 其他定制开发功能

根据用户在使用中遇到的会签信息修改不方便的问题，开发会签管理功能，解决会签填写错误修改不便的问题。主要开发了会签人管理、会签意见管理、会签控件的意见管理。

（主要功能菜单）

会签人管理：为了解决收文流程或其他流程在办理过程当中，指定步骤的经办人，如果经办人增加多了可以在此处删除；如果需要增加其他的经办人，可以在此处点击增加签署人。

（会签人管理界面）

会签控件意见管理：为了解决个别人在办理流程的时候会签控件中的办理意见输入错误，而且又不需要结束流程，管理员即可进行修改。

（会签控件意见管理界面）

会签意见修改：用来修改流程中会签意见的内容，仅限于管理员修改。

（会签意见管理界面）

5 系统使用价值

吉林艺术学院OA办公平台本着简单、适用、高效的原则，贴合学院实际需求，实行通用化的产品设计，充分体现学院规范流程管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助学院迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升学院的管理和信息化应用水平，并降低运营成本，有助于学院信息化管理的整体规划。